Konferencje – wytyczne
UWAGA: Organizując konferencję proszę zwrócić uwagę na prawidłowość dostarczonych do Sekcji Finansowej dokumentów.
- Przed konferencją należy złożyć Preliminarz kosztów konferencji ,
- Podczas rozliczania konferencji – faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)
Formularz wynajmu sali – do pobrania ze strony http://ben.uw.edu.pl/dokumenty-do-pobrania/
FORMULARZ REZERWACJI SAL
I. Złożenie formularza
1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).
II. Termin złożenia formularza
1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.
III. Podpisy i pieczątki
1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego*) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).
IV. Forma złożenia formularza
1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.
2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Auditorium Maximum, pok. 8, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).
V. Zgoda:
1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.
INFORMACJE DODATKOWE
1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie więcej
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej
Biuro ds. Nieruchomości
- mgr Natalia Furman tel. (22) 55 24 020
e-mail: n.furman@adm.uw.edu.pl - mgr Mateusz Matyjasek tel. (22) 55 21 565
e-mail: mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl
- Cennik – sale w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości
- Cennik – Budynek dydaktyczny przy ul. Dobrej 55
- Cennik – BUW
- Cennik – teren Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota
W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66, należy kontaktować się z BUW.
UWAGA: na UW obowiązuje konieczność skorzystania z usług firm, które wygrały przetarg na usługi cateringowe:
W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Usługi dostarczania i podawania posiłków (catering)” zostały zawarte dwie umowy ogólnouniwersyteckie. Umowy te funkcjonują równocześnie i dotyczą świadczenia usług na terenie Warszawy.
Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację jest Biuro Gospodarcze.
Ewentualne pytania lub problemy, w szczególności nienależytą realizację usług, należy zgłaszać do Biura Gospodarczego na adres e-mail: a.zabadala@uw.edu.pl, lub nr tel. 22 55 20 595.
Umowa nr DZP-362/83/2023/1 z dnia 23.06.2023 r. zawarta z firmą Premium Catering Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (kod: 00-020), przy ulicy Chmielnej 2 lok. 31
- Okres obowiązywania umowy: 12 miesięcy (lub do wyczerpania kwoty umowy)
- Tryb udzielenia zamówienia: tryb podstawowy
- Podstawa prawna: art. 275 pkt 1 w związku z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych
- Formularz zamówienia
- Zamówienia należy składać na adres e-mail: filip@premium-catering.pl równocześnie do wiadomości a.zabadala@uw.edu.pl
Umowa nr DZP-362/83/2023/2 z dnia 30.06.2023 r. zawarta z firmą “Olimpiada” Krzysztof Szymański, Z siedzibą w Warszawie (01-227) przy ul. Jana Szymczaka 1 lokal lu.1.
- Okres obowiązywania umowy: 12 miesięcy (lub do wyczerpania kwoty umowy)
- Tryb udzielenia zamówienia: tryb podstawowy
- Podstawa prawna: art. 275 pkt 1 w związku z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych
- Formularz zamówienia
- Zamówienia należy składać na adres e-mail: szymanski_krzysztof@tlen.pl oraz zamowienia@szymanskicatering.pl, równocześnie do wiadomości: a.zabadala@uw.edu.pl.
UWAGA: Przed złożeniem formularza zamówienia usługi cateringowej z firmą “Olimpiada” Krzysztof Szymański należy skonsultować zamówienie z Adamem Zabadała. W przypadku braku mailowej akceptacji, zlecenie nie zostanie zrealizowane.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Materiały o UW
- Zarządza prawem do używania uniwersyteckiego znaku graficznego.
- Prowadzi sklep internetowy UW – uniwersyteckie materiały promocyjne, w tym publikacje, odzież, gadżety
- materiały promocyjne na organizowane przez siebie wydarzenia (np. konferencje).
- do pobrania (szablony prezentacji, tekst ogólny o UW, foldery, mapki itp.)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
WI-FI na konferencje
https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiInternetWiFiKonferencje/
Domena, konto funkcyjne
Każdy adres w domenie uw.edu.pl musi być zatwierdzony przez Biuro Rzecznika UW.
Prośbę o akceptacje poddomeny w domenie uw.edu.pl można składać w formie elektronicznej przez formularz dostępny na stronie://strony.uw.edu.pl/utworzenie-poddomeny-uw/
Po zakończeniu procesu tworzenia strony konieczny jest kontakt z DSK w celu przypięcia domeny produkcyjnej do utworzonej strony.
Konto funkcyjne
Nazwa konta funkcyjnego elektronicznej poczty uniwersyteckiej odpowiada nazwom funkcji, podmiotów, jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego i organizacji studenckich lub doktoranckich.
Wniosek o konto funkcyjne złóż za pośrednictwem DocSense (Utwórz dokument -> Wniosek o usługi Google) i w zakładce AKCEPTACJA dodaj kierownika projektu/ jednostki.
Od dnia 1 czerwca 2023 wnioski o założenie konta funkcyjnego będą obsługiwane wyłącznie za pośrednictwem DocSense.
Organizacja imprez, wynajem sal i powierzchni w ramach puli ogólnouniwersyteckiej
Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego, uniwersyteckie organizacje studenckie i doktoranckie mają możliwość rezerwacji pomieszczeń w uniwersyteckich budynkach z puli ogólnouniwersyteckiej oraz przestrzeniach na terenach Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota będących w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości, Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” oraz Biura Gospodarczego, w pionie Z-cy Kanclerza ds. Nieruchomości m.in. w Auditorium Maximum, Starej Bibliotece Uniwersyteckiej, Pałacu Kazimierzowskim, Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich, Budynku dydaktycznym przy ul. Dobrej 55, Budynku dydaktycznym przy ul. Żurawiej 4 oraz w budynku Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie lub jej Ogrodach (BUW)* na dodatkowe wydarzenia w tym: kongresy, konferencje, sympozja i seminaria naukowe, wykłady otwarte, spotkania uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich, kursy i szkolenia, a także inne wydarzenia. W ofercie dostępnych jest kilkadziesiąt sal o różnej powierzchni i charakterze: duże aule konferencyjne, sale wykładowe, sale ćwiczeniowe, jak również sale zabytkowe.
Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie udostępniania sal/budynków/terenów z puli ogólnouniwersyteckiej.
Przedsięwzięcia
Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie organizacji akcji promocyjnych i reklamowych, sesji zdjęciowych, sesji plakatowych, wystaw, nagrań, imprez plenerowych i innych przedsięwzięć na terenie Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota.
Rezerwacja sal i powierzchni poza pulą ogólnouniwersytecką
Zainteresowani rezerwacją sal w pozostałych budynkach UW powinni kontaktować się bezpośrednio z wydziałami i jednostkami zarządzającymi danymi Gmachami (Wydziały i jednostki)** bądź Administratorami budynków.
W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66 należy kontaktować się z bezpośrednio z BUW***.
- Zarządzenie nr 29 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 kwietnia 2016 roku w sprawie bezpieczeństwa imprez (pdf)
UWAGA: Do obowiązków organizatora imprezy należy m. in.
zapewnienie ochrony lub służby porządkowej adekwatnej do liczby osób, miejsca i charakteru imprezy;
zapewnienie pomocy medycznej, w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy i postępowania w sytuacjach kryzysowych, odpowiednie dla liczby osób, miejsca i charakteru imprezy,
uzyskanie opinii Inspektoratu BHP i Ochrony Przeciwpożarowej.
- ZARZĄDZENIE NR 63 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego
gdzie znajdziemy zapis:
§ 6 Odpis ogólnouczelniany- 7. Nie pobiera się odpisu ogólnouczelnianego od przychodów:
8) z tytułu wpływów od organizowanych konferencji. Konferencje nie podlegają dofinansowaniu dotacją celową ani dotacją z rezerwy Rektora oraz zwolnieniu z opłat za korzystanie z infrastruktury uczelnianej
- 7. Nie pobiera się odpisu ogólnouczelnianego od przychodów: