Skip to main content

Konferencje – wytyczne

UWAGA: Organizując konferencję proszę zwrócić uwagę na prawidłowość dostarczonych do Sekcji Finansowej dokumentów.

  1. Przed konferencją należy złożyć Preliminarz kosztów konferencji ,
  2. Podczas rozliczania konferencji – faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)

 Formularz wynajmu sali – do pobrania ze strony http://ben.uw.edu.pl/dokumenty-do-pobrania/

FORMULARZ REZERWACJI SAL

  • Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [pdf]
  • Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [docx]

I. Złożenie formularza

1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).

II. Termin złożenia formularza

1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.

III. Podpisy i pieczątki

1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające  zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego*) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).

IV. Forma złożenia formularza

1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.

2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Auditorium Maximum, pok. 8, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).

V. Zgoda:

1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.

INFORMACJE DODATKOWE

1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie więcej
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej

Biuro ds. Nieruchomości

 Cennik

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66, należy kontaktować się z BUW.


UWAGA: na UW obowiązuje konieczność skorzystania z usług firm, które wygrały przetarg na usługi cateringowe:

W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Usługi dostarczania i podawania posiłków (catering)” zostały zawarte dwie umowy ogólnouniwersyteckie. Umowy te funkcjonują równocześnie i dotyczą świadczenia usług na terenie Warszawy.

Jednostką organizacyjną UW odpowiedzialną za koordynację jest Biuro Gospodarcze.

Ewentualne pytania lub problemy, w szczególności nienależytą realizację usług, należy zgłaszać do Biura Gospodarczego na adres e-mail: a.zabadala@uw.edu.pl,  lub nr tel. 22 55 20 595.

Umowa nr DZP-362/83/2023/1 z dnia 23.06.2023 r. zawarta z firmą Premium Catering Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (kod: 00-020), przy ulicy Chmielnej 2 lok. 31

  • Okres obowiązywania umowy: 12 miesięcy (lub do wyczerpania kwoty umowy)
  • Tryb udzielenia zamówienia: tryb podstawowy
  • Podstawa prawna: art. 275 pkt 1 w związku z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r.  Prawo zamówień publicznych
  • Formularz zamówienia
  • Zamówienia należy składać na adres e-mail: filip@premium-catering.pl równocześnie do wiadomości a.zabadala@uw.edu.pl

Umowa nr DZP-362/83/2023/2 z dnia 30.06.2023 r. zawarta z firmą “Olimpiada” Krzysztof Szymański, Z siedzibą w Warszawie (01-227) przy ul. Jana Szymczaka 1 lokal lu.1.

UWAGA: Przed złożeniem formularza zamówienia usługi cateringowej z firmą “Olimpiada” Krzysztof Szymański należy skonsultować zamówienie z Adamem Zabadała. W przypadku braku mailowej akceptacji, zlecenie nie zostanie zrealizowane.

https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Materiały o UW

Biuro Promocji UW

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

WI-FI na konferencje

https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiInternetWiFiKonferencje/


Domena, konto funkcyjne

Każdy adres w domenie uw.edu.pl musi być zatwierdzony przez Biuro Rzecznika UW.
Prośbę o akceptacje poddomeny w domenie uw.edu.pl można składać w formie elektronicznej przez formularz dostępny na stronie://strony.uw.edu.pl/utworzenie-poddomeny-uw/
Po zakończeniu procesu tworzenia strony konieczny jest kontakt z DSK w celu przypięcia domeny produkcyjnej do utworzonej strony.

Konto funkcyjne

Nazwa konta funkcyjnego elektronicznej poczty uniwersyteckiej odpowiada nazwom funkcji, podmiotów, jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego i organizacji studenckich lub doktoranckich.

Wniosek o konto funkcyjne złóż za pośrednictwem DocSense (Utwórz dokument -> Wniosek o usługi Google) i w zakładce AKCEPTACJA dodaj kierownika projektu/ jednostki.

Od dnia 1 czerwca 2023 wnioski o założenie konta funkcyjnego będą obsługiwane wyłącznie za pośrednictwem DocSense.


Organizacja imprez, wynajem sal i powierzchni w ramach puli ogólnouniwersyteckiej

Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego, uniwersyteckie organizacje studenckie i doktoranckie mają możliwość rezerwacji pomieszczeń w uniwersyteckich budynkach z puli ogólnouniwersyteckiej oraz przestrzeniach na terenach Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota będących w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości, Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” oraz Biura Gospodarczego, w pionie Z-cy Kanclerza ds. Nieruchomości m.in. w Auditorium Maximum, Starej Bibliotece Uniwersyteckiej, Pałacu Kazimierzowskim, Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich, Budynku dydaktycznym przy ul. Dobrej 55, Budynku dydaktycznym przy ul. Żurawiej 4 oraz w budynku Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie lub jej Ogrodach (BUW)* na dodatkowe wydarzenia w tym: kongresy, konferencje, sympozja i seminaria naukowe, wykłady otwarte, spotkania uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich, kursy i szkolenia, a także inne wydarzenia. W ofercie dostępnych jest kilkadziesiąt sal o różnej powierzchni i charakterze: duże aule konferencyjne, sale wykładowe, sale ćwiczeniowe, jak również sale zabytkowe.

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie udostępniania sal/budynków/terenów z puli ogólnouniwersyteckiej.

Przedsięwzięcia

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie organizacji akcji promocyjnych i reklamowych, sesji zdjęciowych, sesji plakatowych, wystaw, nagrań, imprez plenerowych i innych przedsięwzięć na terenie Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota.

Rezerwacja sal i powierzchni poza pulą ogólnouniwersytecką

Zainteresowani rezerwacją sal w pozostałych budynkach UW powinni kontaktować się bezpośrednio z wydziałami i jednostkami zarządzającymi danymi Gmachami (Wydziały i jednostki)** bądź Administratorami budynków.

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66 należy kontaktować się z bezpośrednio z BUW***.


UWAGA: Do obowiązków organizatora imprezy należy m. in.
zapewnienie ochrony
lub służby porządkowej adekwatnej do liczby osób, miejsca i charakteru imprezy;
zapewnienie
pomocy medycznej, w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy i postępowania w sytuacjach kryzysowych, odpowiednie dla liczby osób, miejsca i charakteru imprezy,
uzyskanie opinii Inspektoratu BHP i Ochrony Przeciwpożarowej.