Konferencje – wytyczne

UWAGA: Organizując konferencję proszę zwrócić uwagę na prawidłowość dostarczonych do Sekcji Finansowej dokumentów.

1. Przed konferencją należy złożyć Preliminarz kosztów konferencji ,
2. Podczas rozliczania konferencji – faktury za catering należy dostarczyć wraz z załącznikiem, w którym wyszczególnione będą pozycje składowe faktury (tzn. menu z określeniem liczby osób, dla których zostało przewidziane)

• Preliminarz kosztów konferencji (.doc)

Formularz wynajmu sali – do pobrania ze strony http://ben.uw.edu.pl/dokumenty-do-pobrania/

FORMULARZ REZERWACJI SAL

• Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [pdf]
• Formularz rezerwacji i zgłoszenia imprez [docx]

I. Złożenie formularza

1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).

II. Termin złożenia formularza

1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.

III. Podpisy i pieczątki

1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające  zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego*) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).

IV. Forma złożenia formularza

1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.

2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Audytorium Maximum, pok. 8, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).

V. Zgoda:

1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.

ZAKWATEROWANIE W WARSZAWIE

Na stronie BWZ http://bwz.uw.edu.pl/zakwaterowanie-w-warszawie/ znajduje się aktualna lista obiektów, z którymi Uniwersytet Warszawski ma zawarte umowy.

• http://bwz.uw.edu.pl/zakwaterowanie-w-warszawie/

1. Przy dokonywaniu rezerwacji należy w każdym przypadku upewnić się, czy ceny oferowane na dany termin przez hotel lub internetowe systemy rezerwacji (np. Booking.com,) nie są niższe od cen wynegocjowanych przez Uniwersytet. Rezerwacji należy dokonać według korzystnych dla zamawiającego cen, bez powoływania się w takich przypadkach na ustalenia umowy z Uniwersytetem. Poza ceną należy zwrócić również uwagę na możliwość odroczonej płatności oraz bezkosztowego anulowania rezerwacji.
2. Pytania dotyczące dostępności pokoi należy kierować do działu rezerwacji danego obiektu.
3. Pytania o rezerwacje dla grup (od 10 osób) należy kierować do przedstawicieli hoteli wymienionych na stronie BWZ.
4. W razie pytań prosimy o kontakt z BWZ: international@adm.uw.edu.pl, +48 22 55 24 008.

INFORMACJE DODATKOWE

1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie więcej
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej

Biuro ds. Nieruchomości

• mgr Natalia Furman tel. (22) 55 24 020
  e-mail: n.furman@adm.uw.edu.pl
• mgr Mateusz Matyjasek tel. (22) 55 21 565
  e-mail: mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl

 Cennik

• Cennik – sale w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości
• Cennik – Budynek dydaktyczny przy ul. Dobrej 55
• Cennik – BUW
• Cennik – teren Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66, należy kontaktować się z BUW.

UWAGA:

na UW obowiązuje konieczność skorzystania z usług firm, które wygrały przetarg na usługi cateringowe

***********************

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Materiały o UW

Biuro Promocji UW

• Zarządza prawem do używania uniwersyteckiego znaku graficznego.
• Prowadzi sklep internetowy UW – uniwersyteckie materiały promocyjne, w tym publikacje, odzież, gadżety
• materiały promocyjne na organizowane przez siebie wydarzenia (np. konferencje).
• do pobrania (szablony prezentacji, tekst ogólny o UW, foldery, mapki itp.)

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

WI-FI na konferencje

https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiInternetWiFiKonferencje/

Domena, konto funkcyjne

Każdy adres w domenie uw.edu.pl musi być zatwierdzony przez Biuro Rzecznika UW.
Prośbę o akceptacje poddomeny w domenie uw.edu.pl można składać w formie elektronicznej przez formularz dostępny na stronie://strony.uw.edu.pl/utworzenie-poddomeny-uw/
Po zakończeniu procesu tworzenia strony konieczny jest kontakt z DSK w celu przypięcia domeny produkcyjnej do utworzonej strony.

Konto funkcyjne

Nazwa konta funkcyjnego elektronicznej poczty uniwersyteckiej odpowiada nazwom funkcji, podmiotów, jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Warszawskiego i organizacji studenckich lub doktoranckich.

Wniosek o konto funkcyjne złóż za pośrednictwem DocSense (Utwórz dokument -> Wniosek o usługi Google) i w zakładce AKCEPTACJA dodaj kierownika projektu/ jednostki.

Od dnia 1 czerwca 2023 wnioski o założenie konta funkcyjnego będą obsługiwane wyłącznie za pośrednictwem DocSense.

Organizacja imprez, wynajem sal i powierzchni w ramach puli ogólnouniwersyteckiej

Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego, uniwersyteckie organizacje studenckie i doktoranckie mają możliwość rezerwacji pomieszczeń w uniwersyteckich budynkach z puli ogólnouniwersyteckiej oraz przestrzeniach na terenach Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota będących w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości, Biura ds. Nieruchomości „Powiśle” oraz Biura Gospodarczego, w pionie Z-cy Kanclerza ds. Nieruchomości m.in. w Auditorium Maximum, Starej Bibliotece Uniwersyteckiej, Pałacu Kazimierzowskim, Pałacu Tyszkiewiczów-Potockich, Budynku dydaktycznym przy ul. Dobrej 55, Budynku dydaktycznym przy ul. Żurawiej 4 oraz w budynku Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie lub jej Ogrodach (BUW)* na dodatkowe wydarzenia w tym: kongresy, konferencje, sympozja i seminaria naukowe, wykłady otwarte, spotkania uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich, kursy i szkolenia, a także inne wydarzenia. W ofercie dostępnych jest kilkadziesiąt sal o różnej powierzchni i charakterze: duże aule konferencyjne, sale wykładowe, sale ćwiczeniowe, jak również sale zabytkowe.

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie udostępniania sal/budynków/terenów z puli ogólnouniwersyteckiej.

Przedsięwzięcia

Z-ca Kanclerza ds. Nieruchomości podejmuje decyzje w sprawie organizacji akcji promocyjnych i reklamowych, sesji zdjęciowych, sesji plakatowych, wystaw, nagrań, imprez plenerowych i innych przedsięwzięć na terenie Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota.

Rezerwacja sal i powierzchni poza pulą ogólnouniwersytecką

Zainteresowani rezerwacją sal w pozostałych budynkach UW powinni kontaktować się bezpośrednio z wydziałami i jednostkami zarządzającymi danymi Gmachami (Wydziały i jednostki)** bądź Administratorami budynków.

W sprawie wynajmu pomieszczeń na terenie Biblioteki Uniwersyteckiej przy ul. Dobrej 56/66 należy kontaktować się z bezpośrednio z BUW***.

• Wykaz sal ogólnouniwersyteckich
  • Audytorium Maximum
  • Stary BUW
  • Pałac Kazimierzowski
  • Pałac Tyszkiewiczów-Potockich
  • Budynek dydaktyczny przy ul. Żurawiej 4
  • Budynek dydaktyczny przy ul. Dobrej 55
  • BUW
• Cennik
  • Cennik – sale w dyspozycji Biura Ewidencji Nieruchomości
  • Cennik – Budynek dydaktyczny przy ul. Dobrej 55
  • Cennik – BUW
  • Cennik – teren Kampusu Centralnego i Kampusu Ochota
• Informacje ogólne
• Dokumenty do pobrania

• Zarządzenie nr 29 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 kwietnia 2016 roku w sprawie bezpieczeństwa imprez (pdf)

UWAGA: Do obowiązków organizatora imprezy należy m. in.
zapewnienie ochrony lub służby porządkowej adekwatnej do liczby osób, miejsca i charakteru imprezy;
zapewnienie pomocy medycznej, w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy i postępowania w sytuacjach kryzysowych, odpowiednie dla liczby osób, miejsca i charakteru imprezy,
uzyskanie opinii Inspektoratu BHP i Ochrony Przeciwpożarowej.

• ZARZĄDZENIE NR 63 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego
  gdzie znajdziemy zapis:
  § 6 Odpis ogólnouczelniany
  • 7. Nie pobiera się odpisu ogólnouczelnianego od przychodów:
    8) z tytułu wpływów od organizowanych konferencji. Konferencje nie podlegają dofinansowaniu dotacją celową ani dotacją z rezerwy Rektora oraz zwolnieniu z opłat za korzystanie z infrastruktury uczelnianej

• Uniwersytet Warszawski podpisał umowę z firmą PayU S.A. Obecnie
  istnieje, więc możliwość korzystania z ofert firm: eCard S.A., First Data Polska S.A. (Polcard) oraz od 2 marca 2015 roku, PayU S.A.