PROCEDURA ZAKUPU TOWARÓW I USŁUG NA WYDZIALE ORIENTALISTYCZNYM UW

Wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego Wydział Orientalistyczny został wytypowany jako jedna z pierwszych jednostek UW do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w zakresie składania zamówień i dokonywania zakupów. Na początku lutego odbyła się kontrola, która ujawniła kilka drobnych braków formalnych w stosowanych na WO procedurach realizacji zakupów towarów i usług. Zostaliśmy zobligowani do ich uzupełnienia i zastosowania ogólnie obowiązujących zasad dokonywania zakupów wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wewnętrznych UW.  Działając w porozumieniu z Dziekanem, Prodziekanem ds. Finansowych oraz Pełnomocnik Kwestora WO przygotowaliśmy pierwszy etap zmian w procedurach zakupowych obowiązujących na WO.

Z dniem 1 kwietnia 2022 roku wprowadzamy poprawione i przejrzystsze procedury składania zapotrzebowania i zamówień na zakup towarów i usług,  jak również  nowy wzór wniosku ws. realizacji zakupów lub usług na WO. Dla ułatwienia procesu wdrażania nowych zasad przesyłam Państwu w załączeniu instrukcję, ilustrującą i opisującą procedurę składania zamówień (jest w niej aktywny link do strony WO, gdzie również będzie zamieszczona instrukcja oraz inne dokumenty z nią związane), a także uszczegółowiony wzór wniosku zgłaszania zapotrzebowania na zakup towarów lub usług na naszym wydziale.

Pragnę Państwa uczulić na istotę wprowadzanych zmian, które są związane z odpowiedzialnością za dyscyplinę finansową, spoczywającą również pośrednio na barkach kierowników jednostek wewnętrznych WO i obowiązkiem ewidencjonowania przez wydziałową administrację każdego zakupu według przewidzianych zasad i procedur. Gorąco proszę o rozpowszechnienie informacji o wdrażanych poprawkach w procedurach zakupowych na WO wszystkim pracownikom i doktorantom Państwa jednostek. Zachęcam do przekazania im załączonej instrukcji oraz wzoru wniosku, które będą obowiązywać od najbliższego piątku. Wszystkie te dokumenty będą również dostępna na naszej wydziałowej stronie – zakłada Finanse i badania >> Sekcja finansowa >> Zakupy (książki, materiały, aparatura): http://orient.uw.edu.pl/zakupy-ksiazki-materialy-aparatura/.

Jednocześnie chciałbym zapowiedzieć, że w nieodległej przyszłości otrzymacie Państwo informację o drugim etapie wprowadzania wytycznych audytu, nad którym trwają prace, w formie zarządzenia Dziekana WO.