RODO – konkursy i konferencje – obowiązki informacyjne

W związku z organizowaniem przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego licznych konkursów oraz konferencji, uprzejmie przypominam o spełnieniu tzw. obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych (art. 24 – ustawy o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 922) oraz art. 13 – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – ogólne rozporządzenie o ochronie danych). 

W regulaminach konkursów i konferencji należy uwzględnić informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, ten sam obowiązek dotyczy formularzy za pomocą których zbierają Państwo dane osób, które chcą wziąć udział w wydarzeniu.

Przykładowa klauzula informacyjna zgodna z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (do stosowania od dnia 25 maja 2018 r.)

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Uniwersytet Warszawski informuje:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Warszawski reprezentowany przez Rektora z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
  2. Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@adm.uw.edu.pl;
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu (np. organizacji i przeprowadzenia konkursu);
  4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych;
  5. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane;
  6. Dane nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa (gdy dane będą przekazywane innym podmiotom należy wskazać te podmioty);
  7. Dane przechowywane będą przez okres …………………………….. (należy wskazać konkretny termin lub spróbować określić czas przetwarzania);
  8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do: ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
  9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych;  

W przypadku obowiązków informacyjnych ważne jest poinformowanie uczestników, iż (gdy ma to zastosowanie) zbierane dane będą przetwarzane do celów marketingowych, przy czym należy jasno określić cel marketingowy. W przypadku chęci skorzystania z formularzy Google należy skontaktować się z ABI w celu ustalenia treści klauzuli informacyjnej.

Obligatoryjnie w formularzu, za pomocą którego zbierane są dane osobowe, należy umieścić klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej (np. checkbox). Wraz z obowiązkiem stosowania (25 maja 2018 r.) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, pojawia się także obowiązek zbierania odrębnej zgody na każdy cel przetwarzania danych.

 

Czytaj więcej na stronie http://odo.uw.edu.pl/