Wyjazdy służbowe

 

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

  • zarezerwować bilet w WhyNotTravel i zamówić go za pomocą formularza „zlecenie na zakup biletu
  • w przypadku podróży zagranicznej – wypełnić wniosek wyjazdowy na diety,
  • w przypadku podróży krajowej – pobrać FORMULARZ DELEGACJI KRAJOWEJ
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)

 

zagraniczne_podroze_sluzbowe_small

 

Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

 

 

 


wordPodanie o urlop naukowy (w celu: odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego/dydaktycznego; uczestnictwa w konferencji; uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej)

wordPismo rektora BSP-NA/ 9833 /2018 z dnia 16 października 2018 w sprawie informacja o zmianie regulacji prawnych od 1.10.2018 r. w zakresie:

  • I. Płatne urlopy naukowe.
  • II. Urlop bezpłatny naukowy.
  • III. Urlop dla poratowania zdrowia.

(http://bsp.adm.uw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/166/2018/10/podanie_urlop_nauk_art-130-pkt-3-ustawy-Prawo-o-szkol-wy%C5%BC-i-nauce_2018.docx)


Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl/

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe


bilet

Kupno biletów lotniczych

Od dnia 1 kwietnia 2017 r.  w wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZP-361-88/2016 został wybrany nowy wykonawca tych usług: Biuro WhyNotTravel.

Sugerujemy sprawdzenie ceny biletu np. na stronie https://www.skyscanner.pl/
PRZED REZERWACJĄ w WhyNotTravel
– można wynegocjować w WhyNotTravel bilet po cenie znacznie niższej, niż pierwsza sugestia WhyNotTravel.

Biuro WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa
(ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn).
Umowa będzie obowiązywała przez 3 lata, od 2 kwietnia 2017 r. do 2 kwietnia 2020 r.

Zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL

Biuro na terenie Warszawy dedykowane do obsługi Uniwersytetu Warszawskiego ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa

Telefon do biura +48 22 465 91 85

 dział  osoba  e-mail  telefon (+48)
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Wioletta Chochorowska uw@whynottravel.pl 22 100 50 63
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Sławomira Wachnik uw@whynottravel.pl 22 100 50 64
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Sebastian Góras uw@whynottravel.pl 22 465 91 86
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Aneta Krzysiak uw@whynottravel.pl 22 465 91 87
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Izabela Matuszczak uw@whynottravel.pl 22 100 58 77
Bilety lotnicze regularne i tanie linie lotnicze Piotr Trentowski uw@whynottravel.pl 22 112 01 90
Bilety lotnicze regularne Anna Caban, Agnieszka Tybuszewska uw@whynottravel.pl 22 465 91 78
Bilety lotnicze – grupowe Beata Malec uw@whynottravel.pl 17 230 68 39
Bilety kolejowe, autokarowe i promowe Barbara Micał, Małgorzata Lew, Monika Kuźniar  uw@whynottravel.pl  22 465 91 89
Pośrednictwo wizowe, bilety kolejowe, autokarowe i promowe Monika Kuźniar, Gabriela Dydek, Patrycja Preneta  uw@whynottravel.pl  

22 465 91 88

Odbieranie i dostarczanie dokumentów wizowych Katarzyna Kulikowska, Marta Chomiuk  

uw@whynottravel.pl

+48 577 534 444

+48 576 652 222

Koordynator ds. zamówień publicznych Małgorzata Dyrcz zamowienia.publiczne@whynottravel.pl 12 655 16 14,

+48 794 452 222

Dział księgowy Katarzyna Migała katarzyna.migala@whynottravel.pl 17 230 68 63
 

 

Dyżur w sobotę

w godz. 10:00 – 14:00

Wioletta Chochorowska/ Sławomira Wachnik / Piotr Trentowski/

Aneta Krzysiak/ Izabela Matuszczak

 

 uw@whynottravel.pl

 

 

22 465 91 85

Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem WhyNotTRAVEL:

  • Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW  informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy  przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
  • Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
  • Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
  • Po otrzymaniu biletu należy sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTRAVEL.
  • Osoby, które same opłacają podróż i otrzymują fakturę na nazwisko (nie na UW), proszone są o przesłanie potwierdzenia opłaty kosztów podróży przelewem w godzinach pracy biura w dni robocze  od 9:00 do 17:00.

Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Firmą WhyNotTRAVEL (§6 pkt 3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie proponowanej przez WhyNotTRAVEL.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

 


dietyDiety

Stawki: Rozporządzenie (Dz.U. 2013 poz. 167)

 

Diety – stawki na podróże krajowe
Dieta – 30 zł , Ryczałt za nocleg – 45,00 zł , Ryczałt za dojazdy – 6,00 zł
Kalkulator diet krajowych
OŚWIADCZENIE DO DELEGACJI KRAJOWEJ w sprawie wyżywienia
Diety – stawki na podróże zagraniczne
Kalkulator diet zagranicznych
Formularz na diety zagraniczne: WNIOSEK WYJAZDOWY [doc]
ZGŁOSZENIE POBYTU GOŚCIA UW 2019
(Załącznik do Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu)

Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

        1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
        2. porozumień międzyrządowych;
        3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
        4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Do Kwestury dostarczamy następujący dokument:

***************
Przepisy – wyciąg:

  • 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
    a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
    1)  śniadanie – 15% diety;
    2)  obiad – 30% diety;
    3)  kolację – 30% diety;
    4)  inne wydatki – 25% diety.
  • 9.[…] 2. (2) W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


ubezpieczenieUBEZPIECZENIE

Na mocy którego:
„Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem
dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą”



pociagBilety kolejowe relacji krajowej

Procedura zakupu biletu kolejowego lub autobusowego komunikacji krajowej

  1. Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu lub może nastąpić wypłata gotówki w kasie wydziałowej/UW.
  2. Zaliczka na zakup biletu może być wypłacona z tzw. pogotowia kasowego danej jednostki UW.
  3. bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC poprzez stronę www.intercity.pl.

Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).

Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.

Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.

W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km, zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich biletów nie są wystawiane faktury VAT.

Przed dokonaniem zakupu biletu przez Internet polecamy zapoznanie się z informacjami i instrukcją na stronie: http://intercity.pl/pl/site/niezbednik-podroznego/

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


paszportWizowanie paszportów

Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Dział wiz:
p. Barbara Micał i p. Marianna Giefert – tel. 22 465 91 88. lub  22 465 91 89, e-mail: uw@whynottravel.pl

Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej przez Ambasadę Rosji.
Dotyczy to każdej wizy, także do tej pory bezpłatnej wizy naukowej.
Powyższa opłata nie jest pobierana jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez pośrednictwa biura podróży.

 


car
Podróże samochodem

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.

  • Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


umowa_niepracownik

FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy:

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia. Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami UW

Dla gości Uniwersytetu (rezydentów krajowych lub osób z zagranicy), którzy przybywają do naszej Jednostki, obowiązuje ZGŁOSZENIE POBYTU GOŚCIA UW 2019

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

+

kopia

Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

 

Źródło:

 

Comments Closed

Comments are closed. You will not be able to post a comment in this post.