Wyjazdy służbowe

 

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

 

zagraniczne_podroze_sluzbowe_small

 

Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

 

 

 


wordPodanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych [doc] <-http://portal.uw.edu.pl/c/document_library/get_file?uuid=67ca3bac-f58e-47ff-9a3b-298193742499&groupId=6171460


bilet

Kupno biletów lotniczych

Od dnia 1 kwietnia 2017 r.  w wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZP-361-88/2016 został wybrany nowy wykonawca tych usług: Biuro WhyNotTravel.

Sugerujemy sprawdzenie ceny biletu np. na stronie https://www.skyscanner.pl/
PRZED REZERWACJĄ w WhyNotTravel
– można wynegocjować w WhyNotTravel bilet po cenie znacznie niższej, niż pierwsza sugestia WhyNotTravel.

Biuro WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa
(ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn).
Umowa będzie obowiązywała przez 3 lata, od 2 kwietnia 2017 r. do 2 kwietnia 2020 r.

Zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL

Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem WhyNotTRAVEL:

  • Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • Dla osób, które preferują kontakt telefoniczny pracownicy biura WhyNotTRAVEL  są dostępni pod numerami telefonów podanymi w liście kontaktowej.
  • Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW  informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy  przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
  • Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
  • Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
  • Po otrzymaniu biletu należy sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTRAVEL.
  • Osoby, które same opłacają podróż i otrzymują fakturę na nazwisko (nie na UW), proszone są o przesłanie potwierdzenia opłaty kosztów podróży przelewem w godzinach pracy biura w dni robocze  od 9:00 do 17:00.

Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Firmą WhyNotTRAVEL (§6 pkt 3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie proponowanej przez WhyNotTRAVEL.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

 


dietyDiety

Stawki:
Formularze na diety:
Do Kwestury dostarczamy następujący dokument:

***************
Przepisy – wyciąg:

  • 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
    a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
    1)  śniadanie – 15% diety;
    2)  obiad – 30% diety;
    3)  kolację – 30% diety;
    4)  inne wydatki – 25% diety.
  • 9.[…] 2. (2) W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


ubezpieczenieUBEZPIECZENIE

Na mocy którego:
„Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem
dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą”



pociagBilety kolejowe relacji krajowej

Procedura zakupu biletu kolejowego lub autobusowego komunikacji krajowej

  1. Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu lub może nastąpić wypłata gotówki w kasie wydziałowej/UW.
  2. Zaliczka na zakup biletu może być wypłacona z tzw. pogotowia kasowego danej jednostki UW.
  3. bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC poprzez stronę www.intercity.pl.

Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).

Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.

Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.

W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km, zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich biletów nie są wystawiane faktury VAT.

Przed dokonaniem zakupu biletu przez Internet polecamy zapoznanie się z informacjami i instrukcją na stronie: http://intercity.pl/pl/site/niezbednik-podroznego/

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


paszportWizowanie paszportów

Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Dział wiz:
p. Barbara Micał i p. Marianna Giefert – tel. 22 465 91 88. lub  22 465 91 89, e-mail: uw@whynottravel.pl

Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej przez Ambasadę Rosji.
Dotyczy to każdej wizy, także do tej pory bezpłatnej wizy naukowej.
Powyższa opłata nie jest pobierana jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez pośrednictwa biura podróży.

 


car
Podróże samochodem

 

  • Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne


umowa_niepracownik

FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB SPOZA UW

 

 

kopia

Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne