Wizyta gościa krajowego jak i zagranicznego na WKAiA odbywa się za wiedzą i zgodą Dziekana WKAiA. Zgodę Dziekana należy uzyskać także, w przypadku, gdy zapraszana osoba spoza UW w przestrzeni będącej w gestii Wydziału wygłasza wykład lub bierze udział w jakimkolwiek innym wydarzeniu lub aktywności (a nie jest formalnie zgłoszona jako gość przyjeżdżający).
W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)
Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych
Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.
Źródło:
