Skip to main content

Wyjazdy służbowe

Pracownik planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

złożyć w Dziekanacie Głównym Podanie o urlop naukowy (aktualizacja formularza 2023)
(w celu: odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego/dydaktycznego; uczestnictwa w konferencji;
uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej)

Wniosek musi zawierać:

– informację co z zajęciami podczas planowanego wyjazdu,
– podpis kierownika,
– załącznik (zaproszenie, harmonogram, itp.)

Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana
ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Zagraniczne podróże służbowe - schemat postępowania
Niezbędne dokumenty

https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/

Kupno biletów lotniczych

Kupno biletów lotniczych Zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej i zagranicznej oraz usługi wizowania paszportów W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie. Od 18 grudnia 2023 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL. Zakup biletu za pośrednictwem BWZ nie będzie możliwy. Zgodnie z § 6 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:

  • 37,00 PLN brutto – prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu,
  • 77,00 PLN brutto za usługę wizową – w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę (nie obowiązuje w przypadku zakupu bilet wraz z wizą).

UWAGA! Za sprzedaż pozostałych usług, nieobjętych umową, wykonawca naliczy opłaty zgodnie z tabelą opłat. Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów autobusowych i kolejowych.

  1. Biuro WNT jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
  2. Zapytania należy kierować bezpośrednio do Why not TRAVEL – wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. godzin pracy:
    • Dział Sprzedaży Biletów Lotniczych:
      • adres email: uw@whynottravel.pl;
      • kontakt telefoniczny: (+48) 22 465 91 78, 22 465 91 85, 22 465 91 86, 22 100 56 67, 22 355 28 22;
    • Dział Logistyki Pasażerskiej – bilety autokarowe, kolejowe, promowe, pośrednictwo wizowe:
    • W sobotę – po wysłaniu e-maila na ww. adres należy skontaktować się z WNT telefonicznie – +48 570 055 600
    • Kontakt alarmowy – w nagłych sytuacjach – niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany planu podróży. Standardowe zapytania składane poza godzinami pracy biura będą podlegały opłacie zgodnie z tabelą opłat.
  3. Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego właściwego zlecenia zakupu. Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki i pełnomocnika kwestora lub osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe nie będą realizowane. Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:

Wniosku wyjazdowego (na diety) nie wysyłamy do Why not TRAVEL

Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym. W przypadku płatności kartą/przedpłaty faktura nie zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski.

  1. Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ – szczegółowe zasady występowania o zgodę.
  2. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą Why not TRAVEL prosimy kierować do koordynatora umowy w BWZ: Ireneusz Grejcz, e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008;

Promocje specjalne Firma Why not TRAVEL nie ma możliwości zakupu biletów oferowanych przez poszczególne linie lotnicze w ramach ich własnych promocji specjalnych. Promocje te polegają na wpisaniu w trakcie rezerwacji kodu zniżkowego (np. z okazji Walentynek, Dnia Kobiet) i są dostępne jedynie dla klientów indywidualnych na stronie internetowej przewoźnika.

Why not TRAVEL
Siedziba Firmy WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.: Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn
Biuro Why not TRAVEL w Warszawie:
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00
Numer alarmowy dostępny codziennie w godzinach 18.00 – 8.00: +48 570 055 600 oraz podczas dyżurów w soboty.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl/

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

Diety

Stawki: Dz.U. 2022 poz. 2302 Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Diety – stawki na podróże krajowe

    • Dieta – 45 zł ,
    • Noclegi – zwrot przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 20 x 45 zł diety = 900 zł.,
    • Ryczałt za dojazdy – wysokość ryczałtu wynosi 20% diety, czyli 9 zł. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

***************
Przepisy – wyciąg:

  • 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
    a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
    1)  śniadanie – 15% diety;
    2)  obiad – 30% diety;
    3)  kolację – 30% diety;
    4)  inne wydatki – 25% diety.
  • 9.[…] 2. (2) W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Diety – stawki na podróże zagraniczne

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

  • Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
  • Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty należy przesyłać do Kwestury UW – Sekcja Obrotu Zagranicznego (rozliczenia@adm.uw.edu.pl) niezwłocznie po powrocie.

Do ww. rachunku należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

KOMUNIKAT KWESTURY UW (2022):

>> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia.

Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

  1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
  2. porozumień międzyrządowych;
  3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
  4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

UBEZPIECZENIE

Na mocy którego:
„Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem
dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą”

Źródło: https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/zarzadzenia

Wizowanie paszportów

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Why not TRAVEL
Siedziba Firmy WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.: Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn
Biuro Why not TRAVEL w Warszawie:
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00
Numer alarmowy dostępny codziennie w godzinach 18.00 – 8.00: +48 570 055 600 oraz podczas dyżurów w soboty.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Podróże samochodem

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.

  • Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe/

FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia. Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami UW

Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

ZGŁOSZENIE POBYTU GOŚCIA UW (zwrot kosztów przejazdu, diety, zakwaterowanie, inne wydatki)
(Załącznik do Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu)

Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

  1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
  2. porozumień międzyrządowych;
  3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
  4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

+
Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Źródło: