Skip to main content

Wyjazdy służbowe

Pracownik planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

złożyć w Dziekanacie Głównym Podanie o urlop naukowy
(w celu: odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego/dydaktycznego; uczestnictwa w konferencji;
uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej)

Wniosek musi zawierać:

– informację co z zajęciami podczas planowanego wyjazdu,
– podpis kierownika,
– załącznik (zaproszenie, harmonogram, itp.)

Szczegółowe wytyczne dot. podróży służbowych znajdują się na stronie BWZ – http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe/

FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW ORAZ PRZYJMOWANIE GOŚCI NA UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia. Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami UW

Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

    1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
    2. porozumień międzyrządowych;
    3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
    4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

+
Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Źródło: