Wyjazdy służbowe
Pracownik planujący zagraniczną podróż służbową powinien:
|
Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana
ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
- Podanie o urlop naukowy (aktualizacja formularza 2023)
(w celu: odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego/dydaktycznego; uczestnictwa w konferencji; uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej) - Pismo rektora BSP-NA/ 9833 /2018 z dnia 16 października 2018 w sprawie informacja o zmianie regulacji prawnych od 1.10.2018 r. w zakresie:
- I. Płatne urlopy naukowe.
- II. Urlop bezpłatny naukowy.
- III. Urlop dla poratowania zdrowia.
https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania/
Kupno biletów lotniczych
-
Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
Kupno biletów lotniczych Zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej i zagranicznej oraz usługi wizowania paszportów W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie. Od 18 grudnia 2023 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL. Zakup biletu za pośrednictwem BWZ nie będzie możliwy. Zgodnie z § 6 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:
- 37,00 PLN brutto – prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu,
- 77,00 PLN brutto za usługę wizową – w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę (nie obowiązuje w przypadku zakupu bilet wraz z wizą).
UWAGA! Za sprzedaż pozostałych usług, nieobjętych umową, wykonawca naliczy opłaty zgodnie z tabelą opłat. Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów autobusowych i kolejowych.
- Biuro WNT jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
- Zapytania należy kierować bezpośrednio do Why not TRAVEL – wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. godzin pracy:
- Dział Sprzedaży Biletów Lotniczych:
- adres email: uw@whynottravel.pl;
- kontakt telefoniczny: (+48) 22 465 91 78, 22 465 91 85, 22 465 91 86, 22 100 56 67, 22 355 28 22;
- Dział Logistyki Pasażerskiej – bilety autokarowe, kolejowe, promowe, pośrednictwo wizowe:
- adres email: uw@whynottravel.pl;
- kontakt telefoniczny: (+48) 17 230 68 50, 22 465 91 89;
- W sobotę – po wysłaniu e-maila na ww. adres należy skontaktować się z WNT telefonicznie – +48 570 055 600
- Kontakt alarmowy – w nagłych sytuacjach – niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany planu podróży. Standardowe zapytania składane poza godzinami pracy biura będą podlegały opłacie zgodnie z tabelą opłat.
- Dział Sprzedaży Biletów Lotniczych:
- Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego właściwego zlecenia zakupu. Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki i pełnomocnika kwestora lub osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe nie będą realizowane. Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:
Wniosku wyjazdowego (na diety) nie wysyłamy do Why not TRAVEL
Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym. W przypadku płatności kartą/przedpłaty faktura nie zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski.
- Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ – szczegółowe zasady występowania o zgodę.
- Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą Why not TRAVEL prosimy kierować do koordynatora umowy w BWZ: Ireneusz Grejcz, e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008;
Promocje specjalne Firma Why not TRAVEL nie ma możliwości zakupu biletów oferowanych przez poszczególne linie lotnicze w ramach ich własnych promocji specjalnych. Promocje te polegają na wpisaniu w trakcie rezerwacji kodu zniżkowego (np. z okazji Walentynek, Dnia Kobiet) i są dostępne jedynie dla klientów indywidualnych na stronie internetowej przewoźnika.
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00
Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/
Serwis MSZ Odyseusz
Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.
W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.
- Aktualne informacje o wymaganiach wizowych do poszczególnych państw można znaleźć na stronie www.polakzagranica.msz.gov.pl/
- INFORMACJE KONSULARNE
- POLSKIE PLACÓWKI DYPLOMATYCZNE I KONSULARNE ZA GRANICĄ
Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe
Diety
Diety – stawki na podróże krajowe
***************
|
|
Diety – stawki na podróże zagraniczne
Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:
|
|
KOMUNIKAT KWESTURY UW (2022):
>> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia.
|
-
-
- ZARZĄDZENIE NR 11 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu [pdf]
- Regulamin [pdf]
-
Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:
-
-
- umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
- porozumień międzyrządowych;
- umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
- działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.
-
W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)
UBEZPIECZENIE
Na mocy którego:
„Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem
dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą”
Źródło: https://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/zarzadzenia
Wizowanie paszportów
Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00
Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/
Podróże samochodem
Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.
- Skierowanie na dodatkowe badania lekarskie pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne dla celów służbowych [docx]
Źródło: http://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp/druki-i-formularze/ sekcja INNE, pkt 2)
- Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.
Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).
Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe/
FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW
W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:
- Wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami WO UW. (BWZ – http://bwz.uw.edu.pl/formularze/)
Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia. Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami lub będącymi doktorantami / studentami UW
Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)
ZGŁOSZENIE POBYTU GOŚCIA UW (zwrot kosztów przejazdu, diety, zakwaterowanie, inne wydatki) (Załącznik do Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu) |
- ZARZĄDZENIE NR 11 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu [pdf]
- Regulamin [pdf]
Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:
- umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
- porozumień międzyrządowych;
- umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
- działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.
W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)
+
Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu gości zagranicznych
Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.
- Wzór oświadczenia [.doc]
- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 167) – wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.
- Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach
Źródło: