Ułatwienia dostępu

Skip to main content

Wyjazdy służbowe – stary układ

w przypadku podróży zagranicznej – wypełnić wniosek wyjazdowy na diety, wniosek składamy w Sekcji Finansowej

w przypadku podróży krajowej – pobrać FORMULARZ DELEGACJI KRAJOWEJ

Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:

Procedura postępowania podczas organizowania i rozliczana
ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Niezbędne dokumenty

https://bsp.adm.uw.edu.pl/bsp-druki-do-pobrania

Kupno biletów lotniczych

Kupno biletów lotniczych Zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej i zagranicznej oraz usługi wizowania paszportów W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr POUZ-361/123/2023/DZP, Uniwersytet Warszawski zawarł z WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę nr POUZ 362-123/2023/DZP, na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie. Od 18 grudnia 2023 r. zakupu biletów objętych umową należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL. Zakup biletu za pośrednictwem BWZ nie będzie możliwy. Zgodnie z § 6 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:

  • 37,00 PLN brutto – prowizja, koszt wystawienia i dostarczenia biletu,
  • 77,00 PLN brutto za usługę wizową – w przypadku gdy załatwienie wizy jest jedyną usługą świadczoną przez wykonawcę (nie obowiązuje w przypadku zakupu bilet wraz z wizą).

UWAGA! Za sprzedaż pozostałych usług, nieobjętych umową, wykonawca naliczy opłaty zgodnie z tabelą opłat. Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów autobusowych i kolejowych.

  1. Biuro WNT jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8-18 oraz w sobotę w godz. 10-14, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
  2. Zapytania należy kierować bezpośrednio do Why not TRAVEL – wykonawca jest zobowiązany przedstawić ofertę w ciągu 3 godzin od otrzymania zapytania z uwzględnieniem ww. godzin pracy:
    • Dział Sprzedaży Biletów Lotniczych:
      • adres email: uw@whynottravel.pl;
      • kontakt telefoniczny: (+48) 22 465 91 78, 22 465 91 85, 22 465 91 86, 22 100 56 67, 22 355 28 22;
    • Dział Logistyki Pasażerskiej – bilety autokarowe, kolejowe, promowe, pośrednictwo wizowe:
    • W sobotę – po wysłaniu e-maila na ww. adres należy skontaktować się z WNT telefonicznie – +48 570 055 600
    • Kontakt alarmowy – w nagłych sytuacjach – niecierpiących zwłoki, związanych z pilną potrzebą zorganizowania lub zmiany planu podróży. Standardowe zapytania składane poza godzinami pracy biura będą podlegały opłacie zgodnie z tabelą opłat.
  3. Zakup zostanie zrealizowany wyłącznie na podstawie wypełnionego i podpisanego właściwego zlecenia zakupu. Zlecenia niepodpisane przez kierownika jednostki i pełnomocnika kwestora lub osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe nie będą realizowane. Obowiązują poniższe formularze zleceń zakupu:

Wniosku wyjazdowego (na diety) nie wysyłamy do Why not TRAVEL

Faktura zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym. W przypadku płatności kartą/przedpłaty faktura nie zostanie wystawiona na Uniwersytet Warszawski.

  1. Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ – szczegółowe zasady występowania o zgodę.
  2. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą Why not TRAVEL prosimy kierować do koordynatora umowy w BWZ: Ireneusz Grejcz, e-mail: ireneusz.grejcz@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 008;

Promocje specjalne Firma Why not TRAVEL nie ma możliwości zakupu biletów oferowanych przez poszczególne linie lotnicze w ramach ich własnych promocji specjalnych. Promocje te polegają na wpisaniu w trakcie rezerwacji kodu zniżkowego (np. z okazji Walentynek, Dnia Kobiet) i są dostępne jedynie dla klientów indywidualnych na stronie internetowej przewoźnika.

Why not TRAVEL

Siedziba Firmy WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.: Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn

Biuro Why not TRAVEL w Warszawie:
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00

Numer alarmowy dostępny codziennie w godzinach 18.00 – 8.00: +48 570 055 600 oraz podczas dyżurów w soboty.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Serwis MSZ Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski.

W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

https://odyseusz.msz.gov.pl

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

Diety

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.  2013 nr 0 poz. 167)

Stawki: Dz.U. 2022 poz. 2302 Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Diety – stawki na podróże krajowe

  • Dieta – 45 zł ,
  • Noclegi – zwrot przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 20 x 45 zł diety = 900 zł., § 8. 1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
    2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
    3.  Pracownikowi,  któremu  nie  zapewniono  bezpłatnego  noclegu  i  który  nie  przedłożył  rachunku,  o  którym  mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
  • Ryczałt za dojazdy – wysokość ryczałtu wynosi 20% diety, czyli 9 zł. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

***************
Przepisy – wyciąg:

  • 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
    a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
    1)  śniadanie – 15% diety;
    2)  obiad – 30% diety;
    3)  kolację – 30% diety;
    4)  inne wydatki – 25% diety.

Diety – stawki na podróże zagraniczne

Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:

  • Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
  • Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.

Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW na podstawie Rachunku kosztów podróży. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych możliwe są wyłącznie drogą elektroniczną. Dokumenty należy przesyłać do Kwestury UW – Sekcja Obrotu Zagranicznego (rozliczenia@adm.uw.edu.pl) niezwłocznie po powrocie.

Do ww. rachunku należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

W przypadku braku możliwości uzyskania faktury (rachunku), osoba wyjeżdżająca składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku z uzasadnieniem braku jego udokumentowania. Oświadczenie wymaga akceptacji właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 16..[…] 2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

KOMUNIKAT KWESTURY UW – >> Zawieszone osobiste rozliczanie wyjazdów zagranicznych. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego prosimy o niezwłoczny kontakt mailowy z Sekcją Obrotu Zagranicznego w celu jego rozliczenia.

Przyjmowanie gości zagranicznych na UW

Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego

Formularz wypełnia osoba zapraszająca lub opiekun gościa. Zgłoszenie pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego stanowi załącznik do zarządzenia nr 11 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 6 lutego 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 130 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 12 grudnia 2018 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania gości na Uniwersytecie Warszawskim oraz finansowania kosztów ich pobytu (M.2019.27.Zarz.11).

Regulamin [pdf] obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

  1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
  2. porozumień międzyrządowych;
  3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
  4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

W związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu (dotyczy gości krajowych z uczelni polskich), jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Wzór oświadczenia [.doc]

UBEZPIECZENIE

Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW, którzy są delegowani / kierowani z UW za granicę

Uwaga: Oferta obejmuje tylko ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance

Umowa na ubezpieczenie Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych/ kierowanych za granicę została zawarta z  Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych (TUW PZUW) na podstawie polisy nr KQ1 023E0071

Koszt składki ubezpieczeniowej za wyżej wymienione ubezpieczenie ponosi Uniwersytet Warszawski.

Do ubezpieczenia mogą przystąpić:

  1. pracownicy, doktoranci i studenci delegowani/kierowani z Uniwersytetu Warszawskiego za granicę RP lub przebywający poza granicami RP na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki UW delegującej/ kierującej ww. osoby za granicę oraz kwestora/pełnomocnika kwestora.
  2. pracownicy, doktoranci i studenci oraz osoby spoza Uniwersytetu Warszawskiego (w tym obcokrajowcy) delegowani/kierowani z UW za granicę na wolontariat lub przebywający poza granicami RP na wolontariacie na podstawie zawartej z UW umowy wolontariatu podczas podróży zagranicznych.

Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność za nagłe zachorowanie na COVID-19 spowodowane zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub wariantami tego wirusa

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance należy przesłać zgłoszenie na adres email: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl – najpóźniej 3 dni robocze przed wyjazdem.

Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz  dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, zatwierdzonego przez kierownika jednostki i kwestora/pełnomocnika kwestora. Zgłoszenia bez wniosku wyjazdowego nie będą realizowane.

Informacja na temat ubezpieczenia w TUW PZUW
Ogólne warunki ubezpieczenia

Osoby delegowane / kierowane z UW za granicę, mogą dodatkowo zakupić  ubezpieczenie  NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA. korzystając z wniosku i kontaktu jak niżej dla osób nie delegowanych z UW  ( dla osób posiadających ubezpieczenie KL + Assistance w TUW PZUW, dedykowany jest PAKIET VI „ Uzupełniający” opisany w „Ofercie Ubezpieczenia  w STU ERGO Hestia”  poniżej).

  • Ubezpieczenie dla pracowników, doktorantów i studentów UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członków ich rodzin oraz osób towarzyszących

Uwaga: Oferta obejmuje Koszty Leczenia + Assistance + NNW + OC + Bagaż 

Pracownicy, doktoranci i studenci UW wyjeżdżający poza granicę RP, którzy nie są delegowani / kierowani z UW, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące, mogą na okres wyjazdu, przystąpić na preferencyjnych warunkach do ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance za granicą oraz ubezpieczenia NNW, OC i Bagażu (KL + Assistance + NNW + OC + Bagaż) w STU ERGO Hestia SA. Koszt składki ubezpieczeniowej ponosi w takim przypadku zainteresowany.

Ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.

Umowa ze STU ERGO Hestia  pozwala na ubezpieczanie osób towarzyszących, które nie są ani pracownikami, ani studentami UW.

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek, podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy adres:

Leonard Pilipczuk firma brokerska Mentor SA, e-mail: mentorlu@mentor.pl tel. +48 502 027 630

Czas oczekiwania na wystawienie polisy może wynieść do 3 dni roboczych.

Po otrzymaniu certyfikatu, należy opłacić składkę wykonując przelew bankowy na  numer konta podany w certyfikacie. Płatność należy uregulować  przed rozpoczęciem okresu ochrony ubezpieczeniowej tak, by wpłata została zaksięgowana przed wyjazdem/wylotem.

Certyfikat nieopłacony jest nieważny i  nie ma ochrony ubezpieczeniowej.

Oferta ubezpieczenia w STU ERGO HESTIA
Ogólne warunki ubezpieczenia
Ogólne warunki ubezpieczenia wersja angielska
Szczegółowe warunki ubezpieczenia
Wzór wniosku

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ).

Wizowanie paszportów

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.

Why not TRAVEL

Siedziba Firmy WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.: Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn

Biuro Why not TRAVEL w Warszawie:
ul. Łucka 15, 00-842 Warszawa
pon. – pt.: 8.00– 18.00, sob.: 10.00 – 14.00

Numer alarmowy dostępny codziennie w godzinach 18.00 – 8.00: +48 570 055 600 oraz podczas dyżurów w soboty.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel/

Podróże samochodem

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-krajowe/

FINANSOWANIE WYJAZDÓW OSÓB NIEZATRUDNIONYCH NA UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, na mocy § 1 pkt 2:
Wyjazdy za granicę mogą odbywać:
1) pracownicy, doktoranci i studenci  w ramach skierowań udzielanych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
2) pracownicy – w ramach podróży służbowych;
3) doktoranci i studenci – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego;
4) inne osoby – w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego na podstawie umów cywilnoprawnych,
udostępniamy:

Nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Źródło: